電子メールの基礎用語

電子メール(e-mail)を送信するときに、送信先以外に[CC]、[BCC]という項目があるのを見たことありますか?

「見たことはあるけど、一回も使ったことがない。」

メールに慣れていないと、使い方がわからないと怖くて使えないですよね。

当然、「CC」「BCC」を使わなくてもメールは普通に使えます。

でも、仕事でメールを頻繁に使うなら、使い方を覚えるとメールを効率よく送れて、時間を短縮することができます。

他にも知っておくと便利なものがあるので、メールでよく使われる機能や基礎用語を説明していきます。

これは便利だなっと思ったものがあれば、一つでも良いので覚えていってください。



TO(宛先)

メールを送る送信先のことで、[to]や[宛先]と表示されることが多いです。

メールを送るために、この宛先を指定しないと送れません。

この宛先さえ入力して、メール送信すれば、他の機能を知らなくてもメールソフトが使えます。

CC(シーシー)

「CC」はTOの宛先の相手にメールを送ったけど、参考までに同じ内容のメールを他の人に送りたい時に使う項目です。

「CC」とは「Carbon Copy (カーボン・コピー)の略です。

カーボンとは、黒いカーボン紙のことです。

カーボン紙の使い方はいろいろありますが、私が良く使っていたのは、絵を描くときです。

紙と紙の間にカーボン紙を敷いて、上の紙に何か絵を描くと、下の紙に同じ絵が描けます。

最近は全く使わないですね。

BCC(ビーシーシー)

「BCC」は、Blind Carbon Copy(ブラインド・カーボン・コピー)の略です。
「TO」に送るメールのコピーを送るけど、BCCの宛先は「TO」や「CC」でメールを受けとった人からは見れません。

どういう時に使うかというと、

仕事で他社と取引するときのメールで、BCCに上司のメールアドレスを入れて念のために確認してもらう。

仕事以外でなら、友人の誕生日パーティーで、来れないといっていた友人の恋人に、こっそりパーティーのスケジュールをBCCで伝える。

とかでしょうか。

どちらの場合も「BCC」を使わずに「TO」でメールを出しても良いのですが、メールを書く時間が短縮できるという点では便利ですね。

添付ファイル

メールと一緒に送る、または送られてくるファイルの事です。

写真や画像ファイルが添付されることが多いですが、仕事だと、見積書や請求書などの文書ファイルが添付されることがあります。

添付ファイルを送るときの注意点としては、ファイルサイズを確認することです。

メールに添付できるファイルサイズは5MBまでとか、10MBまでとかに制限されていることが多いです。

メールを受けとる側としても、5MB以上の添付ファイルはメールを開くのに時間がかかる場合があります。

最近は光回線などの高速インターネットが普及してきましたが、それでも添付ファイルは10MB程度までにしておいた方が良いでしょう。

署名

誰が出したメールかが分かるように、メールの最後に付ける連絡先情報です。

会社から出すメールであれば、署名には、

  • 会社名
  • 会社の住所
  • 名前
  • 電話番号
  • FAX番号
  • e-mail

などを書きます。

署名は、メールソフトに設定する項目があるので、一度設定すればメールを書くときに自動的に挿入してくれるようになります。

Re:

メールに返信をすると自動的にタイトルに追加される文字です。

メールタイトルに「Re:」と表示があるとどのメールに対して返信をしたのかが一目でわかるので便利です。

逆に、メールに慣れていない人に「Re:」が付いたタイトルで返信すると、迷惑メールと思われるかもしれないので、その場合はタイトルに「Re:」を付けない方が良いかもしれません。

「Re:」の意味に関しては、いろいろ言われていますが、よく言われるのはこの4つです。

  • 「~に関して」という意味のラテン語「Re(リー)」が使われている
  • 「返事」を意味する「Reply(リプライ)」の略
  • 「応答」「反応」を意味する「Response(レスポンス)」の略
  • 「戻る」「帰る」を意味する「Return(リターン)」の略

で、結局どれが正しいのかをwikiで調べてみたら、インターネットの技術標準を決める団体IETFが、2001年4月に「RFC 2822」の文書で「Re」について書いていました。

そこには、ラテン語「Res」が語源だと書かれていて、Reply、Response、Returnなどの記述はありません。

メールを使うだけなら知らなくても良い豆知識ですが、知っていると話のネタになりますね。

Fw:

「Fw」または「Fwd」は、自分に届いたメールを他の人に転送したときにメールのタイトルに付く文字です。

意味は「転送」や「回送」の「Forward(フォワード)」の略になります。

こちらは「Re:」のようにいろいろな諸説はなく、「Forward」の意味で問題ないようです。

メールを転送するときに勝手にメールソフトがタイトルに付けてくれるので、自分でわざわざタイトルにつける必要はありません。

迷惑メール

見ず知らずの人から、勝手に送られてくるメール、または、断っているのにしつこく送られてくるメールです。

わかりやすい迷惑メールとしては、アダルト関連ですが、他にも迷惑メールでは、こんなタイトルのものがあります。

  • ○○銀行より大切なお知らせです
  • ○○○○への登録が完了しました
  • お買い上げありがとうございます
  • 当選しました!おめでとうございます!
  • Re: よろしくお願いします

迷惑メールの中には、添付ファイルの中にコンピューターウイルスが含まれていることがあるので、身に覚えのないメールが届いたときは不用意に添付ファイルを開かず、削除してください。

ヘッダ

「ヘッダ」または「Eメールメッダ情報」と呼ばれるもので、メール本文とは別にメールの送信者や受信者の情報が書かれている部分です。

普段はあまり意識しなくて良いところですが、迷惑メールで悩まされたときに送信元を特定するための情報収集として確認することがあります。

ヘッダには、メールの送信時刻、メールアドレス(差出人・宛先)、件名、返信先、メールが経由したルートなどの情報が記録されています。

フィルタ

特定の差出人やタイトルでメールが届いた場合に、メールを移動、または削除できる機能です。

メールソフトやプロバイダによっては、最初から迷惑メールフィルタなどが設定されていることがあります。

また、特定の人からのメールをひとつのフォルダにまとめたいときにも使えます。

たくさんメールが来て、大事なメールを見落とした経験があるなら、フィルタ設定をうまく使うことで見落としを無くすことができます。

まとめ

以上で、メールの基本用語についての説明は終わりです。

中には、知らなくても困らないようなものもありますが、仕事に役立ちそうなものもあったと思います。

メールの確認は1〜2件なら、たいして時間はかかりません。

しかし、1日に100件以上のメールがきたり、半分以上が迷惑メールなんてことになると、メールチェックだけで半日が終わってしまいます。

「これは便利そうだ。」っと思えるメール機能があったら、ぜひ試しに使ってみてください。